Politicas de Uso de Datos PersonalesECFI

1. Propósito de la política: La presente política de protección de datos tendrá como finalidad establecer y desarrollar bajo el marco normativo los derechos y deberes que poseen las personas para conocer, ratificar y actualizar la información que suministren sobre ellas, de sus representados o acudientes, titulares de derechos, así como el de sus, entes administrativos y quienes hagan control de los mismos. Su implementación generará entre las partes que convengan vínculos contractuales, responsabilidad entre ambas de dar por una de ellas (sujeto de datos) información o datos personales o los que por su naturaleza sean necesarios y de la otra parte (procesador) información sobre el manejo de la información, su trazabilidad y manejo de lo aportado ante la entidad y cuando fuere necesario.

1. Alcance: Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por la ESCUELA COLOMBIANA DE FORMACIÓN INTEGRAL (ECFI) en el desarrollo de sus procesos académicos, administrativos, financieros, de bienestar, atención al estudiante, certificación, seguimiento a egresados, comunicaciones institucionales, gestión documental y demás actividades relacionadas con la prestación del servicio de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano.

Comprende la información de aspirantes, estudiantes, egresados, acudientes cuando corresponda, docentes, colaboradores, contratistas, proveedores, aliados y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por ECFI, de acuerdo con las finalidades autorizadas y la normativa colombiana aplicable.

1. La presente política aplica y obliga a las siguientes personas:

1. Representante legal.
2. Personal de planta que recolecte, almacene, guarde, trate y utilice bases de datos con información personal.
3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios bajo cualquier modalidad contractual y con base en esa relación efectué algún tratamiento a la información personal contenida en las bases de datos.
4. Otras personas naturales y jurídicas con las cuales exista una relación de orden legal o contractual, que por encargo, administren o trate bases de datos con información personal.
5. Personas públicas y privadas en condición de titulares de los datos personales.
6. Las demás personas que defina la ley.

Definiciones: Para efectos de la presente política se aplican las definiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las políticas de Tratamiento, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que puede estar contenido, entre otros, en registros y documentos públicos.

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, datos relativos a salud, vida sexual y datos biométricos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los datos cuya finalidad y medios sean definidos directamente por la institución, ECFI actúa como Responsable del Tratamiento.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. Principios: por medio de la presente damos a conocer los principios que rigen esta política pública de tratamiento de protección de datos personales.

Artículo 4 ley 1581 de 2012. principios para el tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Para la presente norma nos comprometemos a dar buen uso y cumplimiento de los principios rectores mencionados y dispuestos en el artículo 4° ley 1582 de 2012. Dando como fin la optimización de los datos suministrados y manejo adecuado.

Derechos del Titular: La ESCUELA COLOMBIANA DE FORMACIÓN INTEGRAL (ECFI) garantizará, conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el ejercicio de los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo los casos exceptuados por la ley.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por presuntas infracciones al régimen de protección de datos personales, una vez agotado el trámite interno cuando corresponda.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda conforme a la ley.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes del Responsable del Tratamiento: ECFI, cuando actúe como Responsable del Tratamiento, cumplirá los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes. Entre ellos:

1. Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, cuando corresponda, copia de la autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información suministrada a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando resulte procedente y comunicar las novedades a quienes corresponda.
7. Tramitar consultas y reclamos de los Titulares en los términos señalados por la ley.
8. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Autorización de la presente política pública: Por medio de la presente, el titular del tratamiento de sus datos, autoriza bajo la normatividad, el manejo y supervisión de sus datos para lo cual es necesario su aprobación previa, a esto lo exceptúa los casos en que no sea necesario la autorización contenidas en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012:

a). Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

1. Artículo 13 L 1581 de 2012. personas a quienes se les puede suministrar la información:

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Tratamiento y finalidades de los datos personales: ECFI podrá recolectar, almacenar, organizar, consultar, usar, actualizar, transmitir, transferir cuando legalmente proceda y suprimir datos personales, respetando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

El Tratamiento podrá realizarse, entre otras, para las siguientes finalidades relacionadas con la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano:

1. Gestionar procesos de admisión, inscripción, matrícula, permanencia, evaluación, certificación y expedición de constancias o certificados.
2. Administrar la historia académica y los registros institucionales de estudiantes y egresados.
3. Gestionar procesos administrativos, financieros, de cartera, facturación y pagos relacionados con el servicio educativo.
4. Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, consultas y requerimientos de los titulares.
5. Gestionar actividades de bienestar, acompañamiento, orientación, prácticas, empleabilidad y seguimiento a egresados cuando corresponda.
6. Realizar comunicaciones académicas, administrativas e institucionales relacionadas con el vínculo del Titular con ECFI.
7. Cumplir obligaciones legales y reportes requeridos por autoridades educativas, administrativas, judiciales o de control.
8. Gestionar relaciones laborales, contractuales y comerciales con docentes, colaboradores, contratistas, proveedores y aliados.
9. Implementar medidas de seguridad, control de acceso y protección de la comunidad educativa y de los sistemas de información institucionales.
10. Elaborar estadísticas, análisis institucionales e informes internos con fines de planeación, calidad y mejoramiento del servicio educativo.

1. Dada la naturaleza de ECFI como institución privada que presta servicios de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano, la entidad velará por el uso adecuado de los datos personales contenidos en sus bases de datos, respetará las finalidades autorizadas y adoptará medidas razonables de seguridad y confidencialidad para proteger los derechos de los Titulares.
2. Cuando ECFI reciba información personal proveniente de autoridades, entidades educativas, aliados, proveedores o terceros legitimados, dará a dicha información el tratamiento de confidencialidad, seguridad y circulación restringida exigido por la normativa colombiana.

Atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas sobre datos personales: ECFI dispondrá de un canal institucional para la recepción y trámite de las solicitudes mediante las cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, revocar la autorización cuando proceda, solicitar prueba de la autorización y obtener información sobre el uso dado a sus datos personales.

Las solicitudes serán trasladadas al área o instancia competente y serán atendidas dentro de los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.